Tổng đài ảo là giải pháp hữu hiệu, hỗ trợ và nâng cao hiệu suất cho bộ phận chăm sóc khách hàng (customer service). Với sự phát triển ngành công nghệ hiện hiện đại, tổng đài ảo mở rộng và tích hợp nhiều tính năng vượt trội, chẳng hạn như:

Tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng một lúc

Tổng đài ảo là một giải pháp công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nhiều cuộc gọi cùng một lúc. Tính năng tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời cho phép tổng đài ảo xử lý hàng loạt cuộc gọi đến mà không gặp phải tình trạng quá tải hay tắc nghẽn. Điều này không chỉ giúp tăng cường khả năng đáp ứng của nhân viên tổng đài mà còn đảm bảo khách hàng không bị gián đoạn trong quá trình giao tiếp.

Tính năng IVR

Khi gọi đến tổng đài của một doanh nghiệp, bạn thường nghe thông điệp chào đón như: 

“Cảm ơn bạn đã liên hệ với tổng đài của chúng tôi. 

Nhấn phím 1: Gặp bộ phận Kinh doanh. 

Nhấn phím 2: Gặp bộ phận Nhân sự. 

Nhấn phím 3: Gặp bộ phận Chăm sóc khách hàng…” 

Với sự hỗ trợ của hệ thống IVR (Interactive Voice Response), các cuộc gọi được định hướng và điều phối một cách tự động và chính xác.

IVR cho phép doanh nghiệp thiết lập kịch bản chào đón khách hàng một cách tùy chỉnh, đáp ứng ngay cả khi khách hàng cần liên hệ với bộ phận cụ thể, nhận hỗ trợ ngoài giờ làm việc, hoặc để lại thông điệp. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả trong việc quản lý cuộc gọi mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách cung cấp hướng dẫn nhanh chóng và rõ ràng. Nhờ IVR, việc chăm sóc khách hàng trở nên chủ động, liền mạch và nhắm đúng vào nhu cầu của mỗi người gọi.

Không giới hạn máy nhánh

Số lượng máy nhánh không giới hạn, doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng số máy phía bên đơn vị cung cấp thêm nhanh chóng. Không mất thời gian và tốn công sức kéo mạng, đường dây cáp khi ở tổng đài truyền thống.

Tính năng này rất phù hợp cho những doanh nghiệp có định hướng phát triển lĩnh vực mới, mở rộng chi nhánh/ đại lý.

Tích hợp đầu số chất lượng

Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, bạn sẽ được sở hữu nhiều số tam hoa, tứ quý, tiến lên, lặp kép. Tích hợp đầu số 1800, 1900, các đầu số cố định, số di động từ các nhà mạng hàng đầu Việt Nam: Viettel, Vinaphone, Mobifone, FPT, CMC,..

Những đầu số chất lượng giúp khách hàng tin tưởng nhấc máy và trao đổi với tổng đài ảo hơn. 

Gọi tự động

Với tính năng gọi tự động, doanh nghiệp không mất quá nhiều công sức vào khâu chăm sóc khách hàng. Thay vì từng nhân viên telesales phải gọi từng khách hàng một, thời gian 1 tiếng chỉ gọi được 15-20 khách hàng, hiệu quả mang lại thấp. Điều này dẫn đến với những mùa cao điểm ( ngày lễ, ngày sales), dễ bị mất khách hàng do sự chăm sóc chậm trễ, đối thủ cạnh tranh cướp đi khách hàng.

Sở hữu tổng đài tự động, bạn chỉ cần upload files data khách hàng, đặt lịch hẹn và lựa chọn kịch bản theo phù hợp với chủ đề. Như vậy, đã hoàn thành công việc hỗ trợ và chăm sóc khách hàng.

Tích hợp CRM

Tính năng tích hợp CRM của tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp. Khi tổng đài ảo được tích hợp với hệ thống CRM (Customer Relationship Management), tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, từ lịch sử cuộc gọi đến các tương tác trước đó, đều được cập nhật và quản lý một cách dễ dàng và chính xác. Điều này giúp các nhân viên chăm sóc khách hàng có cái nhìn tổng quan về từng khách hàng ngay khi cuộc gọi đến, từ đó cung cấp dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tính năng này cũng hỗ trợ trong việc phân tích dữ liệu khách hàng, nhận diện xu hướng và nhu cầu, từ đó đưa ra các chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng phù hợp. Tổng đài ảo tích hợp CRM không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Đa dạng thiết bị sử dụng

Sự tiện lợi của auto call phải kể đến sự đa dạng thiết bị sử dụng. Doanh nghiệp có thể sử dụng máy tính, điện thoại có kết nối wifi hoặc 3G/4G, cho dù bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào bạn đều có thể sử dụng được dịch vụ tổng đài ảo.

Tổng đài ảo ngày càng phổ biến và được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp. Nhờ những tính năng đa dạng, vấn đề khó khăn trong chăm sóc khách hàng đã được giải quyết triệt để.

————————————————-

Host 3s – giải pháp tổng đài ảo tiết kiệm

Website: https://host3s.com/

Hotline: 0398.014.735

Địa chỉ: Số 9, Phố Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội