Trong thời đại công nghệ số phát triển như hiện nay, hotline đã trở thành kênh liên lạc không thể thiếu giữa khách hàng và doanh nghiệp. Để tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh, thì việc hiểu rõ mục đích và cách thức hoạt động của nó rất quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về hotline, một công cụ hữu ích để xây dựng một hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
Khái niệm về hotline
Hotline là hệ thống liên lạc được thiết lập để khách hàng có thể tiếp nhận thông tin, gửi phản hồi và thắc mắc cần được tư vấn đến doanh nghiệp. Dịch vụ tổng đài này thường được sử dụng ở đa dạng các lĩnh vực như: chăm sóc khách hàng, hỗ trợ bán hàng, kỹ thuật,…
Hotline không chỉ có chức năng nhận và gọi lại mà còn có thể theo dõi, phân tích những phản hồi của khách hàng. Qua đó cung cấp cho doanh nghiệp những tư liệu quý để đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp. Với một xã hội phát triển công nghệ nhanh chóng như hiện nay, việc sở hữu một hotline là điều rất cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp luôn hỗ trợ và phục vụ khách hàng 24/7.
>>> Xem thêm: Auto call là gì? Giải mã nền tảng tổng đài trả lời tự động thông minh
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hotline
Biết cách sử dụng hotline đúng cách sẽ đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng. Cùng điểm qua một số ưu điểm sau:
Tăng sự gắn kết với khách hàng
Hotline là cầu nối quan trọng giữa khách hàng và doanh nghiệp, cho phép khách hàng tiếp nhận dễ dàng và nhanh chóng khi cần hỗ trợ hoặc đóng góp ý kiến. Với sự góp mặt của hotline, khách hàng có thể gọi điện để phản hồi nhanh về sản phẩm, dịch vụ giúp doanh nghiệp nắm bắt và đưa ra những giải pháp kịp thời. Điều này không chỉ cải thiện chất lượng dịch vụ mà còn làm tăng mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Xây dựng hình ảnh thương hiệu
Việc sử dụng hotline chuyên dụng không chỉ giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà còn là một kênh marketing hiệu quả. Một số hotline dễ nhớ như một tấm vé thông hành đưa khách hàng đến gần hơn với doanh nghiệp, tạo ra trải nghiệm khách hàng tuyệt vời. Khi khách hàng gọi đến, họ cảm nhận được sự quan tâm và hỗ trợ nhiệt tình, từ đó xây dựng lòng tin và trung thành.
Tiết kiệm được chi phí
Một số doanh nghiệp lựa chọn sử dụng đầu số hotline miễn phí như 1800, 1900, điều này cho phép khách hàng liên hệ mà không cần mất bất kỳ chi phí nào. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn, việc sử dụng hotline miễn phí có thể giúp giảm thiểu chi phí vận hành đáng kể.
Dễ dàng theo dõi và quản lý
Hệ thống tổng đài hiện đại thường được trang bị các công nghệ tiên tiến như khả năng thu âm cuộc gọi và thống kê dữ liệu chi tiết. Vì thế, tổ chức có thể theo dõi số lượng các cuộc gọi, thu thập thông tin, đánh giá hiệu suất sử dụng dịch vụ để cải thiện và đưa ra các giải pháp phù hợp hơn.
Các bước đăng ký tổng đài hotline cho doanh nghiệp
Bước 1: Đăng ký các đầu số hotline
- Lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp với nhu cầu, phong cách của doanh nghiệp
- Cung cấp các loại giấy tờ: giấy phép kinh doanh, căn cước hoặc chứng minh thư, giấy giới thiệu và giấy ủy quyền
Bước 2: Lựa chọn hệ thống tổng đài
- Có thể đầu tư vào tổng đài ảo hoặc thuê ngoài tổng đài Call Center
- Cung cấp pháp nhân giấy phép kinh doanh
Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị tổng đài
Để tổng đài ảo hoạt động, doanh nghiệp cần trang bị máy tính, wifi, điện thoại,…
Bước 4: Lắp đặt và kích hoạt sử dụng hotline
- Thiết lập địa chỉ doanh nghiệp, các tính năng cần thiết
- Tạo lời chào tổng đài, các phím tắt tiện ích
- Soạn thảo nội dung hướng dẫn sử dụng tổng đài cho nhân viên
- Hoàn tất các thủ tục về hợp đồng tổng đài, giấy giới thiệu, cam kết dịch vụ,…
>>> Tham khảo thêm: Tổng đài voip là gì? Tổng quan về hệ thống Voice over Internet Protocol
Phân biệt đầu số hotline và đầu số thông thường
Mặc dù có một số người có thể nhầm lẫn giữa đầu số hotline và các đầu số thông thường, nhưng thực chất, nó có sự khác nhau khá rõ rệt về chức năng, mục đích và cách sử dụng,… Một số điểm khác biệt có thể kể đến như:
Chức năng
- Hotline: được thiết lập để phục vụ chủ yếu cho công việc chăm sóc khách hàng
- Đầu số thông thường: thưởng sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi người như: liên lạc, trao đổi công việc giữa các cá nhân,…
Khả năng gọi và nhận
- Hotline: chủ yếu nhận các cuộc gọi đến từ khách hàng, hoặc gọi thông báo về sự kiện, hay chương trình khuyến mãi,… dành cho khách hàng
- Đầu số thông thường: thực hiện linh hoạt cả hai khả năng gọi và nhận
Cước phí
- Hotline: các cuộc gọi đến có thể được miễn phí hoặc tính phí với người gọi, tùy vào các đầu số được sử dụng
- Đầu số thông thường: không có cước phí đặc thù giống như hotline.
Ghi nhận, quản lý các thông tin
- Hotline: có các phần mềm quản lý cuộc gọi để tiện theo dõi và đánh giá hiệu quả dịch vụ. Đây chính là điểm khác biệt mà ở các đầu số thông thường không có.
Các đầu số hotline phổ biến hiện nay
Để tăng hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng, doanh nghiệp cần lựa chọn những đầu số hotline phổ biến. Có thể tham khảo các đầu số hotline thường được sử dụng dưới đây:
Đầu số 1800
Đầu số 1800 là một tổng đài gọi miễn phí dành cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng và hỗ trợ các kỹ thuật. Tổng đài 1800 có một số đặc điểm nổi bật sau:
- Miễn phí các cuộc gọi: Khi khách hàng gọi đến sẽ được miễn cước. Điều này giúp kích thích khả năng gọi đến của khách hàng nhiều hơn. Còn các cước phát sinh khác sẽ tính vào doanh nghiệp đăng ký số hotline này.
- Chỉ nhận cuộc gọi từ khách hàng.
- Sử dụng dễ dàng: hotline 1800 đăng ký sử dụng rộng rãi trên toàn quốc nên bất kỳ ai cũng có thể gọi đến mà không mất phí.
- Thu thập dữ liệu quý: doanh nghiệp có thể phân tích, đo lường, thống kê được những thông tin phản hồi hoặc thắc mắc của khách hàng từ các cuộc gọi. Từ đó sẽ có những giải pháp và đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp.
Đầu số 1900
Đây là đầu số được sử dụng và nhắc đến nhiều nhất trong các doanh nghiệp khi lựa chọn đầu số hotline. Bởi nó có một số điểm chính sau:
- Người gọi mất phí: khác với đầu số hotline 1800, đầu số hotline 1900 sẽ tính phí cho khách hàng gọi đến với mức phí dao động từ 1.000 đến 10.000/ phút. Điều này còn tùy thuộc vào dạng đăng ký đầu số của doanh nghiệp.
- Chỉ nhận cuộc gọi đến và không gọi ra được, giống như đầu số 1800.
- Doanh nghiệp được nhận mức chiết khấu của các cuộc gọi vào.
- Triển khai được trên toàn quốc, không có sự phân biệt mã vùng.
Đầu số cố định
Đầu số cố định có thể được coi là đầu số được sử dụng từ rất lâu cho đến tận bây giờ bởi sự ổn định và đáng tin cậy của nó. Một số đặc điểm chính là:
- Yêu cầu về mã vùng: đầu số phải bắt đầu bằng số 0, theo sau là mã vùng của mỗi khu vực. Ví dụ: Hà Nội là mã 024, Tp. HCM mã 028,…
- Doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng đầu số cố định đã đăng ký với nhà mạng trước đó.
- Khách hàng gọi tới tổng đài cố định sẽ phải chịu mức phí như các cuộc gọi thông thường.
>>> Quan tâm thêm: Báo giá dịch vụ tổng đài ảo – Host3s
Đầu số di động
Trước đây, đầu số di động chỉ được sử dụng với mục đích cá nhân. Nhưng ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, số di động đã được tích hợp vào các doanh nghiệp dùng như một số hotline. Đầu số này sở hữu những đặc điểm cơ bản sau:
- Cho phép doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng một cách dễ dàng dù họ đang ở bất kể khu vực địa lý nào.
- Cước phí của số di động thường rẻ hơn so với đầu số cố định
- Tiện lợi: khách hàng có thể liên hệ với doanh nghiệp bất cứ lúc nào mà không tốn thời gian tìm kiếm các đầu số cố định.
Host3s – Tổng đài ảo hiện đại
Tổng đài ảo Host3s đã và đang là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp công tác trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Với sự tận tâm và kinh nghiệm lâu năm, Host3s sẽ mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp tối ưu nhất theo yêu cầu như mong muốn.
Với đa dạng các gói cước, Host3s cũng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp bạn, giúp tiết kiệm chi phí lên đến 50% so với hệ thống tổng đài truyền thống. Ngoài ra, chúng tôi luôn thúc trực hoạt động 24/7, giúp công ty hỗ trợ bất kì lí do hay thắc mắc của khách hàng.
Như vậy, qua bài viết trên, hy vọng các bạn có thể nắm bắt được những thông tin cơ bản về dịch vụ tổng đài. Chúng tôi tin rằng, trong tương lai, với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo, hotline sẽ còn trở nên thông minh hơn nữa. Vì vậy, bạn muốn được hỗ trợ và tư vấn về dịch vụ hotline, hãy liên hệ với Host3s qua số 0398.014.735 ngay hôm nay.
